Desde 2020, cadernos de trabalho eletrônicos foram colocados em operação na Rússia, que se tornará um análogo digital do documento usual para que todos possam registrar dados sobre as atividades de trabalho. O uso da nova versão simplificará significativamente o trabalho dos serviços de pessoal e do Fundo de Pensões e executará as tarefas necessárias com mais eficiência. E os proprietários do documento receberão acesso constante às informações nele contidas.
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Em 1º de janeiro de 2020, as emendas à lei (no Código do Trabalho e em várias leis federais) entram em vigor, com base nas quais informações sobre o emprego de cidadãos serão documentadas em formato eletrônico. Isso não significa que os livros de papel familiares não serão mais usados. Eles continuarão a ter força legal e, se o empregado desejar, o empregador continuará fazendo todas as alterações relacionadas às atividades de trabalho (duplicando-as eletronicamente). Para isso, até dezembro de 2020, inclusive, o funcionário deve enviar um aplicativo de formato livre para o nome do empregador, solicitando que ele mantenha uma versão em papel do documento. Caso contrário, ele receberá o livro em suas mãos e o funcionário será responsável por seu armazenamento adicional por conta própria.
A exceção são os funcionários empregados pela primeira vez desde 01/01/2021. Para eles, um caderno de trabalho eletrônico será formado inicialmente e todos os dados serão armazenados em formato digital.
A partir de 2020, o empregador deverá informar todos os seus funcionários sobre as próximas mudanças. Isso deve ser feito por escrito com as seguintes informações:
- aviso sobre a transição para uma nova versão da documentação;
- informando sobre o direito de salvar a versão em papel do documento.
Além disso, a partir de 1º de janeiro de 2020, o empregador terá um novo tipo de relatório. Ele precisará enviar informações sobre os funcionários ao Fundo de Pensões com base nos formulários SZI-TD e SZV-TD. Eles devem conter informações sobre o emprego de trabalhadores. Em 2020, o relatório deverá ser apresentado mensalmente, até o dia 15 do mês seguinte ao relatório. Para comunicação com a FIU, você pode usar os canais de comunicação comuns.
Desde 2021, os relatórios são enviados à FIU apenas em caso de emprego ou desligamento do empregado. Os dados devem ser enviados ao Fundo de Pensões dentro de um dia útil após a publicação do documento regulamentar, confirmando mudanças de pessoal (por exemplo, pedido de contratação, mudança de cargo ou demissão).
Em 2020, o empregador terá que preparar uma série de documentos internos que regem a implementação das mudanças. Portanto, será necessário fazer ajustes no acordo coletivo e nos regulamentos sobre registros de pessoal.
Vantagens e desvantagens das inovações
A introdução de um novo formato de armazenamento de dados está associada ao desejo de minimizar erros. Por exemplo, se a entrada no caderno de trabalho não foi elaborada corretamente, ela pode não ser levada em consideração no cálculo da pensão. As pastas de trabalho eletrônicas minimizam o risco de inconsistências, o que aumenta a confiabilidade das informações sobre as atividades de trabalho. Isso contribui para uma formação mais precisa de benefícios de aposentadoria merecidos. Além disso, o uso de tecnologias digitais está incluído no programa de desenvolvimento da sociedade da informação, regulamentado pelo Decreto Presidencial.
Entre as qualidades positivas do gerenciamento de documentos eletrônicos, podem ser identificados:
- Os dados são armazenados no sistema de informação PFR, o que garante segurança e elimina a perda quando um documento em papel é destruído (por exemplo, em caso de incêndio, roubo, etc.).
- A regulamentação de pessoal é bastante simplificada.
- Há uma oportunidade de interagir remotamente com os funcionários.
- O processo de análise de dados para o cálculo de uma pensão está se acelerando.
- Reduz a papelada.
- O funcionário tem acesso constante aos dados da mão de obra.
Os pontos negativos incluem:
- O surgimento de novos relatórios do empregador nas formas SZI-TD e SZV-TD.
- Manutenção dupla pelo empregador de cadernos de trabalho em papel e em formato eletrônico, se o empregado decidir manter a versão anterior do documento.
- A segurança do livro de trabalho em papel recai sobre o funcionário, o que pode acarretar sua perda e, posteriormente, um longo e complicado procedimento de recuperação de dados.
A transferência de informações da versão em papel da apostila para a versão eletrônica não é fornecida, pois isso implicaria encargos adicionais para o departamento de pessoal e a FIU.
Documentação
Os livros eletrônicos de trabalho serão administrados pelo Fundo de Pensões. Para fazer isso, ele usará as informações fornecidas pelo empregador. O empregador estará sujeito à responsabilidade administrativa pelo envio tardio de dados ou por sua indicação falsa ou incompleta.
O formato digital do documento não difere fundamentalmente do equivalente em papel. Também indicará o local de trabalho, cargo, datas de contratação e demissão, bem como o motivo da rescisão do contrato de trabalho. Além disso, ofensas disciplinares serão adicionadas a ele.
Um funcionário pode acessar sua pasta de trabalho eletrônica através do portal oficial da FIU ou do site do Serviço de Estado. Para fazer isso, você precisará se registrar na sua conta no site e seguir o procedimento de identificação. Você também pode obter um extrato de papel por meio desses recursos ou em qualquer país do MFC.
É verdade que o Fundo de Pensões digitalizou cadernos de trabalho: o video
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