Elektronische werkboeken sinds 2020

inhoud

1 Laatste nieuws
2 Voor- en nadelen van innovaties
3 Records management

Sinds 2020 zijn elektronische arbeidsboeken in gebruik genomen in Rusland, die een digitale analoog van het gebruikelijke document worden voor iedereen om gegevens over werkactiviteiten te registreren. Het gebruik van de nieuwe versie zal het werk van de personeelsdiensten en het pensioenfonds aanzienlijk vereenvoudigen en de vereiste taken efficiënter uitvoeren. En de eigenaars van het document zullen voortdurend toegang hebben tot de informatie die het bevat.

Laatste nieuws

Op 1 januari 2020 worden wijzigingen van de wet (in het arbeidswetboek en verschillende federale wetten) van kracht, op basis waarvan informatie over de tewerkstelling van burgers in elektronische vorm zal worden gedocumenteerd. Dit betekent niet dat vertrouwde papieren boeken niet meer worden gebruikt. Ze blijven rechtskracht behouden en als de werknemer dat wenst, blijft de werkgever alle wijzigingen aanbrengen met betrekking tot werkzaamheden (elektronisch dupliceren). Om dit te doen, tot en met december 2020, moet de werknemer een aanvraag in vrije vorm naar de werkgever sturen en hem vragen een papieren versie van het document te bewaren. Anders ontvangt hij het boek in zijn handen en is de werknemer zelf verantwoordelijk voor de verdere opslag.

De uitzondering zijn die werknemers die voor het eerst in dienst zijn sinds 01/01/2021. Voor hen zal in eerste instantie een elektronisch werkboek worden gevormd en alle gegevens worden digitaal opgeslagen.

Vanaf 2020 zal de werkgever al zijn werknemers moeten informeren over de komende veranderingen. Dit moet schriftelijk worden gedaan met de volgende informatie:

waarschuwing voor de overgang naar een nieuwe versie van documentatie;
informeren over het recht om de papieren versie van het document op te slaan.

Arbeidsboek

Bovendien heeft de werkgever vanaf 1 januari 2020 een nieuw type rapportage. Hij zal informatie over werknemers naar het Pensioenfonds moeten sturen op basis van de formulieren SZI-TD en SZV-TD. Ze moeten informatie bevatten over de tewerkstelling van werknemers. In 2020 moet het rapport maandelijks worden ingediend, uiterlijk op de 15e van de maand volgend op de rapportage. Voor communicatie met de FIU kunt u de gebruikelijke communicatiekanalen gebruiken.

Sinds 2021 wordt rapportage alleen naar de FIU gestuurd in geval van tewerkstelling of beëindiging van de werknemer. Gegevens moeten binnen één werkdag na de publicatie van een regulatoir document dat personeelswijzigingen bevestigt (bijvoorbeeld een bevel tot aanwerving, een wijziging van functie of ontslag) naar het Pensioenfonds worden gestuurd.

In 2020 zal de werkgever een aantal interne documenten moeten opstellen die de implementatie van veranderingen regelen. Het is dus noodzakelijk om aanpassingen aan te brengen in de collectieve arbeidsovereenkomst en voorschriften betreffende de personeelsadministratie.

Voor- en nadelen van innovaties

De introductie van een nieuw formaat voor gegevensopslag hangt samen met de wens om fouten te minimaliseren. Als de vermelding in het werkboek bijvoorbeeld niet correct is opgesteld, wordt er mogelijk geen rekening mee gehouden bij de berekening van het pensioen. Elektronische werkboeken minimaliseren het risico op inconsistenties, waardoor de betrouwbaarheid van informatie over werkactiviteiten toeneemt. Dit draagt bij tot een meer accurate vorming van welverdiende pensioenuitkeringen. Het gebruik van digitale technologieën is ook opgenomen in het programma voor de ontwikkeling van de informatiemaatschappij, dat werd gereguleerd door het presidentiële besluit.

Arbeidsboek

Onder de positieve kwaliteiten van elektronisch documentbeheer kunnen worden geïdentificeerd:

Gegevens worden opgeslagen in het PFR-informatiesysteem, dat de veiligheid waarborgt en het verlies ervan elimineert wanneer een papieren document wordt vernietigd (bijvoorbeeld in geval van brand, diefstal, enz.).
Personeelsregeling is sterk vereenvoudigd.
Er is een mogelijkheid om op afstand met werknemers te communiceren.
Het proces van het analyseren van gegevens voor het berekenen van een pensioen versnelt.
Vermindert papierwerk.
De werknemer heeft constant toegang tot arbeidsgegevens.

De negatieve punten zijn:

De opkomst van nieuwe rapportage van de werkgever in de vormen SZI-TD en SZV-TD.
Dubbel onderhoud door de werkgever van arbeidsboeken op papier en in elektronische vorm, als de werknemer besluit de vorige versie van het document te bewaren.
De veiligheid van het papieren arbeidsboek ligt bij de werknemer, wat kan leiden tot verlies, en vervolgens tot een lange en gecompliceerde procedure voor gegevensherstel.

De overdracht van informatie van de papieren versie van het werkboek naar de elektronische versie is niet voorzien, omdat dit extra belasting voor de personeelsafdeling en de FIU met zich mee zou brengen.

De medewerker is moe

Records management

Elektronische werkboeken worden door het pensioenfonds behandeld. Hij gebruikt hiervoor de door de werkgever verstrekte informatie. De werkgever is administratief aansprakelijk voor de late indiening van gegevens of voor hun onware of onvolledige indicatie.

Het digitale formaat van het document zal niet fundamenteel verschillen van de papieren tegenhanger. Het vermeldt ook de plaats van het werk, de functie, de data van indiensttreding en ontslag, evenals de reden voor beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Bovendien worden er disciplinaire delicten aan toegevoegd.

Een werknemer heeft toegang tot zijn elektronische werkboek via het officiële portaal van de FIU of de website van de Staatsdienst. Om dit te doen, moet u zich registreren in uw account op de website en de identificatieprocedure doorlopen. U kunt ook een papieren uittreksel krijgen via deze bronnen of in elk MFC-land.

Is het waar dat het pensioenfonds arbeidsboeken heeft gedigitaliseerd: de video