Dal 2020, i libri di lavoro elettronici sono stati messi in funzione in Russia, che diventerà un analogo digitale del solito documento per consentire a tutti di registrare i dati sulle attività lavorative. L'uso della nuova versione semplificherà in modo significativo il lavoro dei servizi del personale e della Cassa pensione e svolgerà le attività richieste in modo più efficiente. E i proprietari del documento riceveranno un accesso costante alle informazioni in esso contenute.
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Il 1 ° gennaio 2020 entrano in vigore le modifiche alla legge (nel codice del lavoro e in diverse leggi federali), sulla base delle quali le informazioni sull'occupazione dei cittadini saranno documentate in forma elettronica. Ciò non significa che i libri di carta familiari non saranno più utilizzati. Continueranno ad avere forza legale e, se il dipendente lo desidera, il datore di lavoro continuerà ad apportare tutte le modifiche relative alle attività lavorative (duplicandole elettronicamente). Per fare ciò, fino al dicembre 2020 incluso, il dipendente deve inviare una domanda in formato libero al nome del datore di lavoro, chiedendogli di conservare una versione cartacea del documento. Altrimenti, riceverà il libro tra le mani e il dipendente sarà responsabile della sua ulteriore conservazione da solo.
L'eccezione sono i dipendenti che sono assunti per la prima volta dal 01/01/2021. Per loro, inizialmente verrà creato un libro di lavoro elettronico e tutti i dati saranno archiviati in forma digitale.
Dal 2020, il datore di lavoro dovrà informare tutti i suoi dipendenti sulle imminenti modifiche. Questo deve essere fatto per iscritto con le seguenti informazioni:
- avvertimento circa il passaggio a una nuova versione della documentazione;
- informando sul diritto di salvare la versione cartacea del documento.
Inoltre, dal 1 ° gennaio 2020, il datore di lavoro avrà un nuovo tipo di segnalazione. Dovrà inviare informazioni sui dipendenti alla Cassa pensione sulla base dei moduli SZI-TD e SZV-TD. Dovrebbero contenere informazioni sull'occupazione dei lavoratori. Nel 2020, la relazione dovrebbe essere presentata mensilmente, entro il 15 ° giorno del mese successivo a quello di segnalazione. Per la comunicazione con la FIU, è possibile utilizzare i normali canali di comunicazione.
Dal 2021, la segnalazione viene inviata all'UIF solo in caso di assunzione o cessazione del rapporto di lavoro. I dati devono essere inviati alla Cassa pensione entro un giorno lavorativo successivo alla data di pubblicazione del documento normativo a conferma delle modifiche del personale (ad esempio un ordine di assunzione, un cambio di posizione o di licenziamento).
Nel 2020 il datore di lavoro dovrà preparare una serie di documenti interni che disciplinano l'attuazione delle modifiche. Pertanto, sarà necessario apportare modifiche al contratto collettivo e ai regolamenti sui registri del personale.
Vantaggi e svantaggi delle innovazioni
L'introduzione di un nuovo formato di archiviazione dei dati è associato al desiderio di minimizzare gli errori. Ad esempio, se la voce nel libro di lavoro non è stata redatta correttamente, potrebbe non essere presa in considerazione nel calcolo della pensione. Le cartelle di lavoro elettroniche riducono al minimo il rischio di incoerenze, il che aumenta l'affidabilità delle informazioni sulle attività lavorative. Ciò contribuisce a una formazione più accurata delle prestazioni di vecchiaia meritate. Inoltre, l'uso delle tecnologie digitali è incluso nel programma per lo sviluppo della società dell'informazione, che è stato regolato dal decreto presidenziale.
Tra le qualità positive della gestione elettronica dei documenti si possono identificare:
- I dati vengono archiviati nel sistema informativo PFR, che garantisce la sicurezza ed elimina la loro perdita in caso di distruzione di un documento cartaceo (ad esempio, in caso di incendio, furto, ecc.).
- La regolamentazione del personale è notevolmente semplificata.
- C'è un'opportunità per interagire in remoto con i dipendenti.
- Il processo di analisi dei dati per il calcolo di una pensione sta accelerando.
- Riduce le scartoffie.
- Il dipendente ha accesso costante ai dati sul lavoro.
I punti negativi includono:
- L'emergere di nuovi rapporti dal datore di lavoro nelle forme SZI-TD e SZV-TD.
- Doppia manutenzione da parte del datore di lavoro dei libri di lavoro in formato cartaceo ed elettronico, se il dipendente decide di conservare la versione precedente del documento.
- La sicurezza del libro di lavoro cartaceo incombe al dipendente, il che può comportare la sua perdita, e successivamente una lunga e complicata procedura di recupero dei dati.
Il trasferimento di informazioni dalla versione cartacea del libro di lavoro alla versione elettronica non è previsto, poiché ciò comporterebbe un onere aggiuntivo per il dipartimento del personale e la FIU.
La gestione dei record
I libri di lavoro elettronici saranno gestiti dalla Cassa pensione. Per fare ciò, utilizzerà le informazioni fornite dal datore di lavoro. Il datore di lavoro sarà soggetto a responsabilità amministrativa per la trasmissione tardiva dei dati o per la loro indicazione falsa o incompleta.
Il formato digitale del documento non differirà sostanzialmente dalla controparte cartacea. Indica inoltre il luogo di lavoro, la posizione, le date di assunzione e licenziamento, nonché il motivo della risoluzione del contratto di lavoro. Inoltre, verranno aggiunti reati disciplinari.
Un dipendente può accedere alla sua cartella di lavoro elettronica tramite il portale ufficiale della UIF o il sito Web del Servizio statale. Per fare ciò, dovrai registrarti sul tuo account sul sito Web e seguire la procedura di identificazione. Puoi anche ottenere un estratto cartaceo attraverso queste risorse o in qualsiasi paese MFC.
È vero che la Cassa pensione ha digitalizzato i libri di lavoro: il video
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