Desde 2020, los libros electrónicos de trabajo se han puesto en funcionamiento en Rusia, que se convertirá en un análogo digital del documento habitual para que todos puedan registrar datos sobre actividades laborales. El uso de la nueva versión simplificará significativamente el trabajo de los servicios de personal y el Fondo de Pensiones, y realizará las tareas requeridas de manera más eficiente. Y los propietarios del documento recibirán acceso constante a la información contenida en él.
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El 1 de enero de 2020, entran en vigencia las enmiendas a la ley (en el Código del Trabajo y varias leyes federales), sobre la base de las cuales la información sobre el empleo de los ciudadanos se documentará en forma electrónica. Esto no significa que ya no se usen libros en papel familiares. Continuarán teniendo fuerza legal, y si el empleado lo desea, el empleador continuará haciendo todos los cambios con respecto a las actividades laborales (duplicándolas electrónicamente). Para hacer esto, hasta diciembre de 2020, inclusive, el empleado debe enviar una solicitud de forma gratuita al nombre del empleador, pidiéndole que mantenga una versión en papel del documento. De lo contrario, recibirá el libro en sus manos, y el empleado será responsable de su posterior almacenamiento por su cuenta.
La excepción son aquellos empleados que trabajan por primera vez desde el 01/01/2021. Para ellos, inicialmente se formará un libro de trabajo electrónico y todos los datos se almacenarán en forma digital.
A partir de 2020, el empleador deberá informar a todos sus empleados sobre los próximos cambios. Esto debe hacerse por escrito con la siguiente información:
- advertencia sobre la transición a una nueva versión de la documentación;
- informar sobre el derecho a guardar la versión en papel del documento.
Además, a partir del 1 de enero de 2020, el empleador tendrá un nuevo tipo de informe. Deberá enviar información sobre los empleados al Fondo de Pensiones en base a los formularios SZI-TD y SZV-TD. Deben contener información sobre el empleo de trabajadores. En 2020, el informe debe presentarse mensualmente, a más tardar el día 15 del mes siguiente al informe. Para la comunicación con la UIF, puede usar los canales de comunicación habituales.
Desde 2021, los informes se envían a la UIF solo en caso de empleo o despido del empleado. Los datos deben enviarse al Fondo de Pensiones dentro de un día hábil siguiente al día de publicación del documento reglamentario que confirma los cambios de personal (por ejemplo, una orden de contratación, un cambio de posición o despido).
En 2020, el empleador tendrá que preparar una serie de documentos internos que rigen la implementación de los cambios. Por lo tanto, será necesario hacer ajustes al convenio colectivo y las regulaciones sobre los registros de personal.
Ventajas y desventajas de las innovaciones.
La introducción de un nuevo formato de almacenamiento de datos está asociada con el deseo de minimizar los errores. Por ejemplo, si la entrada en el libro de trabajo no se redactó correctamente, es posible que no se tenga en cuenta al calcular la pensión. Los libros electrónicos minimizan el riesgo de inconsistencias, lo que aumenta la confiabilidad de la información sobre las actividades laborales. Esto contribuye a una formación más precisa de los beneficios de jubilación bien merecidos. Además, el uso de tecnologías digitales está incluido en el programa para el desarrollo de la sociedad de la información, que fue regulado por el Decreto Presidencial.
Entre las cualidades positivas de la gestión de documentos electrónicos se pueden identificar:
- Los datos se almacenan en el sistema de información PFR, que garantiza la seguridad y elimina su pérdida cuando se destruye un documento en papel (por ejemplo, en caso de incendio, robo, etc.).
- La regulación del personal se simplifica enormemente.
- Existe la oportunidad de interactuar remotamente con los empleados.
- El proceso de análisis de datos para calcular una pensión se está acelerando.
- Reduce el papeleo.
- El empleado tiene acceso constante a los datos laborales.
Los puntos negativos incluyen:
- La aparición de nuevos informes del empleador en los formularios SZI-TD y SZV-TD.
- Doble mantenimiento por parte del empleador de los libros de trabajo en papel y en forma electrónica, si el empleado decide conservar la versión anterior del documento.
- La seguridad del libro de trabajo en papel recae en el empleado, lo que puede conllevar su pérdida y, posteriormente, un procedimiento de recuperación de datos largo y complicado.
No se proporciona la transferencia de información de la versión en papel del libro de trabajo a la versión electrónica, ya que esto implicaría una carga adicional para el departamento de personal y la UIF.
Documentación
Los libros de trabajo electrónicos serán manejados por el Fondo de Pensiones. Para hacer esto, usará la información provista por el empleador. El empleador estará sujeto a responsabilidad administrativa por la presentación tardía de datos, o por su indicación falsa o incompleta.
El formato digital del documento no diferirá fundamentalmente del equivalente en papel. También indicará el lugar de trabajo, puesto, fechas de empleo y despido, así como el motivo de la terminación del contrato de trabajo. Además, se le agregarán infracciones disciplinarias.
Un empleado puede acceder a su libro de trabajo electrónico a través del portal oficial de la UIF o el sitio web del Servicio Estatal. Para hacer esto, deberá registrarse en su cuenta en el sitio web y realizar el procedimiento de identificación. También puede obtener un extracto en papel a través de estos recursos, o en cualquier país de MFC.
¿Es cierto que el Fondo de Pensiones ha digitalizado los libros laborales: el video
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