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Les fonctionnaires prévoient de modifier le Code du travail pour prévoir la suppression des cahiers de travail en 2020. Il s'agit d'annuler non pas un document en tant que tel, mais sa forme papier, à laquelle tout le monde est habitué en Russie, mais qui n'est guère utilisé dans la plupart des pays du monde. Les employeurs seront tenus de transmettre les informations nécessaires en ligne, respectivement, les cahiers d'exercices eux-mêmes seront électroniques. Un aspect important devrait être la suppression de la duplication obligatoire de toutes les informations électroniques sous forme papier.
Base législative des innovations
En octobre 2018, le ministère du Travail a publié une nouvelle version du projet de loi sur la conservation des informations sur l'activité professionnelle des citoyens sous forme électronique. Cela implique la suppression des livres de papier habituels à partir du 1er janvier 2020. Le document vient d'être soumis pour discussion aux agences gouvernementales compétentes et devrait être adopté d'ici juillet 2019 dans le cadre du projet fédéral «Réglementation normative de l'environnement numérique».
Dans la version précédente du document, il était prévu de laisser une période d'adaptation plus longue (jusqu'en 2027), lorsque les informations devaient être dupliquées en versions électronique et papier. Une telle approche était censée adoucir la transition pour la génération plus âgée, mais en même temps était associée à des coûts supplémentaires pour les représentants des entreprises.
Remarque! Selon une enquête du ministère du Travail, pour 57% des Russes, le remplacement des cahiers d'exercices traditionnels par un analogue électronique semble indésirable.
Selon les estimations des spécialistes de la Sberbank, les employeurs pourront économiser environ 62 milliards de roubles en raison du rejet de la double gestion des documents et de l'introduction accélérée de la comptabilité électronique. annuellement. En plus de réduire le temps et les coûts financiers de la gestion des documents, un système électronique éliminera la contrefaçon de documents et protégera les droits des citoyens en tant que travailleurs. Si les livrets de main-d'œuvre sont annulés en 2020, les employeurs se sauveront d'éventuelles amendes pour des erreurs dans leurs conditions de conception et de stockage. D'un autre côté, il y aura des risques supplémentaires associés à la perte de données électroniques ou à des erreurs logicielles.
Les étapes du changement
Si le projet de loi est toujours adopté et signé par le président de la Fédération de Russie, les employeurs et les travailleurs attendent les étapes d'innovation suivantes:
- Depuis début 2020, il est nécessaire de saisir les informations établies dans le système d'information PF. À la demande de l'employé (sur la base d'une demande écrite), les employeurs peuvent continuer à conserver des documents supplémentaires sur papier jusqu'au moment de leur licenciement de ce lieu de travail. Pour les travailleurs qui n'ont pas rédigé de relevé avant la fin de l'année, le principal document de comptabilité du travail est retourné et les employeurs ne sont plus responsables de son stockage.
- A partir du début de 2021, un document exclusivement électronique sera délivré en cours d'emploi. La conservation d'analogues papier et toute déclaration de l'employé à ce sujet ne seront plus fournies. Dans ce cas, l'employeur ne fournira des informations que sur le dernier lieu de travail. Pour avoir une image complète des activités professionnelles de toutes les années, vous devrez vous adresser à la Caisse de pensions ou MFC.
Selon les auteurs du projet de loi, l'introduction de la comptabilité électronique nécessite un minimum de manipulations supplémentaires, car elle s'appuiera sur les bases de données de la Caisse de pensions, qui contient déjà l'essentiel des informations relatives au travail des citoyens.Ainsi, il sera seulement nécessaire d'ajouter des informations supplémentaires sur l'attribution des sentences et sanctions disciplinaires.
Gestion électronique des documents
Selon le projet de loi, tous les employeurs (à l'exception des individus qui n'ont pas de statut de propriété intellectuelle) sont tenus d'enregistrer des données mensuelles dans le système de la caisse de retraite pour tenir compte de l'activité du personnel. Ils sont similaires à ceux qui sont remplis dans des documents papier. L'analogue électronique contiendra pour chaque citoyen des informations complètes sur:
- spécialités;
- travaux terminés;
- postes occupés;
- les transferts vers un autre lieu de travail permanent;
- motifs de résiliation du contrat de travail;
- licenciements;
- récompenses pour un travail réussi.
En cas de licenciement ou à la demande du salarié en cours de travail, l'employeur sera tenu de fournir les données spécifiées sur papier, en les certifiant de manière appropriée. En outre, ils peuvent être obtenus en contactant le service de la Caisse de pensions ou via le portail des services de l'État. Des informations devront être présentées lors de la conclusion d'un nouveau contrat de travail. Un avantage supplémentaire pour les citoyens sera la possibilité de fournir à l'employeur toutes les données les concernant sous forme électronique, ce qui sera particulièrement vrai avec le travail à distance d'aujourd'hui.
Quand et comment les cahiers de travail papier seront remplacés par des livres électroniques: la vidéo
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