Depuis 2020, des livrets de travail électroniques ont été mis en service en Russie. Ils deviendront un analogue numérique du document habituel permettant à tous d’enregistrer des données sur les activités de travail. L’utilisation de la nouvelle version simplifiera considérablement le travail des services du personnel et de la Caisse des pensions et permettra d’accomplir plus efficacement les tâches requises. Et les propriétaires du document recevront un accès constant aux informations qu’il contient.
Dernières nouvelles
Le 1 er janvier 2020, des modifications de la loi (dans le Code du travail et plusieurs lois fédérales) entreront en vigueur, sur la base desquelles les informations relatives à l'emploi des citoyens seront documentées sous forme électronique. Cela ne signifie pas que les livres de papier connus ne seront plus utilisés. Ils continueront d'avoir force de loi et, si l'employé le souhaite, l'employeur continuera d'y apporter tous les changements en ce qui concerne les activités professionnelles (en les dupliquant par voie électronique). Pour ce faire, jusqu’en décembre 2020, l’employé doit envoyer une demande libre au nom de l’employeur, lui demandant de conserver une version papier du document. Sinon, il recevra le livre entre ses mains et l’employé sera seul responsable de son stockage ultérieur.
L'exception concerne les employés qui sont employés pour la première fois depuis le 01/01/2021. Pour eux, un cahier de travail électronique sera initialement créé et toutes les données seront stockées sous forme numérique.
À partir de 2020, l'employeur devra informer tous ses employés des changements à venir. Cela doit être fait par écrit avec les informations suivantes:
- mise en garde sur le passage à une nouvelle version de la documentation;
- informer sur le droit de sauvegarder la version papier du document.
De plus, à compter du 1er janvier 2020, l'employeur aura un nouveau type de rapport. Il devra envoyer des informations sur les employés à la Caisse de pension sur la base des formulaires SZI-TD et SZV-TD. Ils devraient contenir des informations sur l'emploi des travailleurs. En 2020, le rapport devrait être soumis tous les mois, au plus tard le 15 du mois suivant le rapport. Pour communiquer avec la CRF, vous pouvez utiliser les canaux de communication habituels.
Depuis 2021, les rapports ne sont envoyés à la CRF qu'en cas d'embauche ou de licenciement de l'employé. Les données doivent être envoyées à la Caisse de pension le jour ouvrable suivant le jour de la publication du document réglementaire confirmant les changements de personnel (par exemple, une décision d'embauche, un changement de poste ou un licenciement).
En 2020, l'employeur devra préparer un certain nombre de documents internes régissant la mise en œuvre des changements. Il sera donc nécessaire de procéder à des ajustements de la convention collective et de la réglementation sur les dossiers du personnel.
Avantages et inconvénients des innovations
L'introduction d'un nouveau format de stockage de données est associée à la volonté de minimiser les erreurs. Par exemple, si l'entrée dans le carnet de travail n'a pas été établie correctement, elle peut ne pas être prise en compte lors du calcul de la pension. Les cahiers électroniques minimisent le risque d'incohérences, ce qui augmente la fiabilité des informations sur les activités de travail. Cela contribue à la formation plus précise de prestations de retraite bien méritées. En outre, l'utilisation des technologies numériques est incluse dans le programme de développement de la société de l'information, qui était réglementé par le décret présidentiel.
Parmi les qualités positives de la gestion électronique de documents, on peut identifier:
- Les données sont stockées dans le système d'information PFR, ce qui garantit la sécurité et élimine les pertes lorsqu'un document papier est détruit (par exemple, en cas d'incendie, de vol, etc.).
- La réglementation du personnel est grandement simplifiée.
- Il existe une possibilité d'interagir à distance avec les employés.
- Le processus d'analyse des données permettant de calculer une pension s'accélère.
- Réduit la paperasse.
- L'employé a un accès constant aux données sur le travail.
Les points négatifs incluent:
- L’émergence de nouvelles déclarations de l’employeur sous les formes SZI-TD et SZV-TD.
- Double maintenance par l'employeur des carnets de travail sous forme papier et électronique, si l'employé décide de conserver la version précédente du document.
- La sécurité du carnet de travail papier incombe à l'employé, ce qui peut entraîner sa perte et, par conséquent, une procédure de récupération des données longue et compliquée.
Le transfert d'informations de la version papier du livre de travail vers la version électronique n'est pas fourni car cela impliquerait une charge supplémentaire pour le département du personnel et la CRF.
La documentation
Les carnets de travail électroniques seront gérés par la caisse de retraite. Pour ce faire, il utilisera les informations fournies par l'employeur. L'employeur sera soumis à la responsabilité administrative pour la soumission tardive des données, ou pour leur indication fausse ou incomplète.
Le format numérique du document ne différera pas fondamentalement de la version papier. Il indiquera également le lieu de travail, le poste, les dates d'emploi et le licenciement, ainsi que le motif de la résiliation du contrat de travail. De plus, des infractions disciplinaires y seront ajoutées.
Un employé peut accéder à son classeur électronique via le portail officiel de la CRF ou le site Web du service public. Pour ce faire, vous devrez vous inscrire sur votre site sur le site Web et suivre la procédure d'identification. Vous pouvez également obtenir un extrait de papier via ces ressources ou dans n’importe quel pays du MFC.
Est-il vrai que la caisse de retraite a numérisé des carnets de travail: la vidéo
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